人事担当が知っておきたい勤怠管理の基礎知識

企業が社員に関して行う全ての管理活動を「労務管理」と呼びますが、そのうち社員ごとに出勤時間・退勤時間を把握することで、1日の労働時間・残業時間などの管理をしたり、通常の出勤なのか臨時の出勤なのか、年次有給休暇や代休を取得したのかなどの勤務・休暇日数を管理したり、といった労働時間の管理を行うのが「勤怠管理」です。勤怠管理では正社員だけでなく、契約社員、パート・アルバイトなど、全ての社員などが管理対象となりますので、雇用契約や勤務形態、勤務時間など、さまざまな形態に対応して管理する必要があります。所定労働時間や有給日数、特別休暇などは、社員ごとに異なる管理を行う必要がありますし、勤務予定もあわせて管理することで、計画通りの勤務となったのか、予定より勤務が長くなったのかなどを把握します。また、社員の管理を行うためには、起業の組織も同時に管理する必要があります。

勤務予定や勤務実績は、管理する社員の承認が必要になりすが、誰が誰の承認を行うのかという業務の流れも管理する必要があります。さらに、社員が行うべき作業内容や担当するプロジェクトを管理することができれば、時間のかかっている作業などを早期に発見することができますので、現状の分析や、人事的な対策を取ることがができ、結果として過重労働や残業時間の抑制などに繋げることができます。「勤怠管理」により作成されるデータは、給与計算や人事評価などに使用されるため、労務管理を行う上で、非常に重要な基礎データといえます。