従業員の毎日の勤怠管理は、給与の額に直結するものであり、かつ、従業員の体調管理にも役立てることができる情報も含んでおり、適切に管理していくことが大切です。最近は、従業員の勤怠管理に、システムを導入する企業が増えていますが、面倒な勤怠管理を効率化できるシステムとはどのようなものでしょうか。まず、従業員が毎日、出勤や退勤を登録する作業が簡単にできることが重要です。パソコンでクリックするだけでよい、またはカードをかざすだけでよいといったシステムが多く採用されています。
簡単な出退勤の登録方法に加えて、パソコンの不具合等で、きちんと登録できなかった際の修正も、簡単にでき、かつ、不正を防止するような仕組みとなっていることが求められます。不正防止の仕組みとして多く用いられているのが、修正権限を一定の管理職に持たせる方法や、修正は決裁を経ないと認められない方法です。これらの方法により、従業員が意図的に出退勤の情報を改ざんすることを防ぐことができます。この他、残業代の申告と退勤時間を照合し、不整合があればエラー表示することができるシステムも多くあり、この機能により、給与計算の誤りや不正も防止することができます。
入力、登録された従業員の勤怠に関するデータは、一元的に数字として管理が可能ですので、勤務時間の突出している従業員を産業医面談につなげるなど、健康管理のための情報として活用したり、残業の多い部署と少ない部署をいち早く把握し、適切な人事配置を考える材料とすることもできます。
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